Utilização de planilhas no processamento de pedidos: relato técnico em uma indústria alimentícia

Abstract

No Brasil, segundo Sebrae (2015), 99% das empresas são micro ou pequenas empresas (MPE), dentre as quais, 61% fazem uso de algum sistema de gestão. Alguns trabalhos destacam o papel das planilhas eletrônicas no planejamento da produção para superar gargalos ao se adotar sistemas padronizados e que apresentam problemas. Esse trabalho irá apresentar a implementação de um módulo de gestão de encomendas de um ERP com o auxílio de planilha eletrônica e do uso de scripts. O Enterprise Resource Planning (ERP) é um sistema voltado para gestão das organizações, divido em módulos conectados a um mesmo banco de dados possibilitando a integração de todas as informações funcionais. Empresas que trabalham com manufatura e comércio são candidatas à implementação de um ERP devido a sua diversidade de processos. O trabalho foi desenvolvido em uma indústria alimentícia de pequeno porte, do Distrito Federal, fundada em 1984, com total de 42 trabalhadores. No portfólio, constam produtos como salgados, tortas, bolos, biscoitos e pães. Para prover um entendimento sobre a gestão de encomendas, primeiramente foi observada a execução de todo o processamento de pedidos. O recebimento dos pedidos ocorria de forma manual a partir de um formulário e desde o atendimento até o pedido chegar na produção, ocorria em meio físico. O tratamento do pedido era o principal gargalo de todo o processo, pois a gerente de produção elaborava ordens de produção manualmente após o fechamento da empresa, além de apresentar outros problemas, tais como, erros manuais, demora na obtenção de respostas, informações ilegíveis etc. A partir dos problemas identificados, optou-se por trocar o sistema integrado de gestão, para resolver gargalos do processamento de pedidos e definir requisitos para adoção de um novo sistema, dentre os quais, o mais importante foi emitir ordem de produção a partir dos agendamentos de pedidos. A primeira etapa compreendeu a pré-implementação do sistema, a segunda, a formalização do processo, treinamentos e testes, a terceira, a operacionalização e abandono do processo manual e a quarta etapa, a emissão de ordens de produção por meio de planilha eletrônica dos dados extraído do ERP. O principal resultado da intervenção realizada se refere à redução do tempo necessário para emitir ordens de produção. Esse processo é iniciado com o usuário acessando o relatório de agendamento de pedidos no portal web do ERP, exportando um arquivo csv e importando o arquivo em uma planilha programada com scripts, que divide os produtos por setores, calcula a hora de entrega da produção e formata o leiaute desejado para impressão. Além de gerar uma lista com todos os pedidos do dia. O processo se tornou mais eficiente e o que poderia levar algumas horas, passou a ser feito em poucos minutos. A alternativa apresentada pode servir de referência para outras micro ou pequenas indústrias que emitam ordens de produção manuais ou automatizadas, que não atendam às necessidades dos usuários finais. Ou ainda, chamar atenção para processos diferentes nessas empresas que poderiam ser realizados de modo mais eficiente com o auxílio de planilhas eletrônicas ou outras ferramentas de apoio.